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Reduzieren Sie Bürokratie

31. Januar 2018 15:42 / Unternehmen


Wir verabschieden uns von einem Klassiker – Papier

Der März ist eine ideale Zeit für den Frühjahrsputz – warum nicht auch unliebsame Aufgaben loswerden oder sie zumindest so weit reduzieren wie möglich?
Dazu gehört in den meisten Unternehmen auch die Bürokratie (Wer sie vermissen würde, hebe die Hand). Es gibt eine wirkungsvolle Möglichkeit, den bürokratischen Aufwand so weit wie möglich zu senken und gleichzeitig die Zettelwirtschaft zu beenden – Digitalisierung.
Hinter diesem vielgebrauchten Wort versteckt sich ein mächtiger Vorgang, der dazu führt, dass bürokratische Maßnahmen nicht mehr wertvolle Zeit und Ressourcen verschwenden. Ganz nebenbei hilft Digitalisierung dabei, den Frustrations-Pegel zu senken, weil einzelne Dokumente leichter zu finden sind.
Wenn Sie mit Papierkram Spaß haben wollen, dann müssen Sie schon ein Blatt nehmen, es zu einem Flugzeug falten und eine Nachricht zum Nachbartisch schießen. Oder Sie gönnen sich eine kreative Auszeit und zeichnen einen Comic. Ansonsten sehen wir für den Gebrauch von Papier in der Betriebsverwaltung rot.


In drei Schritten durch den Büro-Frühjahrsputz



    1. Ein einheitliches System


    Zunächst lohnt es sich, möglichst viele Daten über eine Software zu speichern und zu verarbeiten. Diese sollte möglichst allen Mitarbeitern (in unterschiedlichem Ausmaß) zugänglich sein. Am meisten Zeit sparen Sie mit einem Programm, das möglichst alle benötigten Bereiche abdeckt und diese miteinander vernetzt. So muss man auch nicht ständig manuell Daten von einem in ein anderes System übertragen. Voilà: Wenn Sie Daten teilen wollen, müssen Sie keine E-Mails mehr schicken oder gar Zettel vorbeibringen – Sie teilen diese einfach über Ihr ERP-System.

    2. Macht der Gewohnheit


    Fragen Sie sich: Muss ich das wirklich ausdrucken? Manche bürokratischen Maßnahmen, wie das Ausdrucken und Heften von Zeitplänen (Urlaub usw.) bringen keinen direkten Vorteil. Sie entspringen meist der Gewohnheit, alles auf Papier zu haben und in einem Ordner abzulegen. Wenn ein gutes System vorhanden ist, in dem alle Daten sicher verwahrt und jederzeit einsehbar sind, dann ist es nicht nötig, die Daten auszudrucken. So sparen Sie Zeit, Papier, Druckertinte und Platz in Ihren Regalen.
    Wenn wir schon dabei sind: Vermeiden Sie Kommunikation auf Papier und Verwaltung mit Papier so weit es geht. Wenn auf den Schreibtischen kein Papier mehr liegt (außer Skizzenpapier), dann ist das Ziel erreicht.
    PS: Es sieht so auch viel schöner aus, was sich wiederum positiv auf die Psyche der Arbeitenden auswirkt.

    3. Kommunikation mit Kunden/Lieferanten usw.


    Ein Kunde ruft an und bezieht sich auf ein E-Mail von vor einer Woche? Falls die E-Mails nicht zentral organisiert sind, fängt nun das große Suchen an. Das soll keine Anregung sein, die gesamte Online-Kommunikation auszudrucken und in einem Ordner abzulegen. Im Gegenteil. Speichern Sie auch die gesamte Kundenkommunikation in demselben System, das sie verwenden. Das gilt auch für die Kommunikation mit etwaigen Lieferanten und Dienstleistern usw.
    Der Punkt, an dem Digitalisierung den größten Nutzen bringt, ist dann erreicht, wenn so viele Abläufe wie möglich zentral und digital organisiert werden. Durch diese Art der Verwaltung verringert sich der Aufwand und Fehler lassen sich leichter vermeiden.

    Digitalisierung macht Ihr Unternehmen von Vornherein fit für die Zukunft, denn Papier hat spätestens dort nichts mehr verloren. Früher oder später, ein Unternehmen wächst, wird eine dezentrale Verwaltung zum Verhängnis. Warum also den unnötigen Umweg gehen, wenn sich Prozesse von Anfang an optimieren lassen?